¿Aplicar el principio de (pre)procedencia al correo electrónico?

Joan Domingo Basora

Jefe del Área de Administración Electrónica y Documentación del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya y profesor de la ESAGED

Qué duda cabe que una de las herramientas de comunicación más utilizada hoy en día es el correo electrónico, se calcula que hay en el mundo casi 4 mil millones de cuentas de correo electrónico con unas cantidades de tráfico de aproximadamente 3 millones de e-mails por segundo.

Sin olvidar los diversos retos que debemos resolver para una correcta gestión archivística de los correos electrónicos, su valor probatorio, evaluación y accesibilidad, ¿qué ocurre en las administraciones o empresas cuando sus trabajadores utilizan la cuenta de correo también para asuntos particulares o personales?

La cuenta de correo electrónico que una administración o empresa proporciona a sus empleados es propiedad de esa corporación, aunque esté personalizada, y les ha sido asignada para realizar las funciones y actividades que tienen encomendadas.  En algunas organizaciones existe una cierta tolerancia con un uso moderado de mensajes ajenos a la actividad laboral, según se establece en circulares internas: “el personal podrá hacer uso privado del correo electrónico corporativo siempre que se haga de forma excepcional, no abusiva y circunstancial al efecto de atender asuntos inexcusables que eviten la ausencia del puesto de trabajo o que faciliten la conciliación de su vida familiar y laboral.”

Esta permisividad puede acarrear múltiples problemas en el futuro. Actualmente se encuentran sub iúdice diversos procesos en los que las pruebas documentales son correos electrónicos aportados por las partes en litigio y en los que una parte de la estrategia de defensa radica -además de lo relativo a la prueba documental forense- en la imposibilidad de analizar el contenido informativo de dichos correos porque se vulneraría el derecho a la intimidad personal.

Aunque el principio de procedencia fue formulado para aplicar a la fase de organización de los fondos documentales conservados en los archivos históricos “reunir los documentos por fondos sin mezclarlos con los de otra procedencia” también debe plantearse para organizar los documentos cuando se crean o reciben, o incluso antes de recibirlos, como en el caso del correo electrónico.

Para proteger la intimidad personal de un empleado, lo más sensato es que utilice el correo electrónico corporativo únicamente para los trabajos que tiene encomendados en el  organismo y se abstenga de utilizarlo para cualquier mensaje ajeno a su actividad laboral, para los quehaceres particulares: cuenta de correo particular. Porque en realidad son dos fondos distintos y tenemos que aplicar el principio de (pre)procedencia, o sea ya antes de crear o recibir el documento: dos cuentas independientes de correo electrónico.

 

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