¿Hacia una metamorfosis del concepto de expediente administrativo?

Joan Domingo Basora

Jefe del Área de Administración Electrónica y Documentación del Departamento de Cultura de la Generalidad de Cataluña y profesor de la ESAGED

 

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A pesar de que el expediente administrativo era considerado la unidad básica de tramitación de la administraciones públicas españolas, sorprende que la ley 30/1992 utilizase indistintamente procedimiento y expediente administrativo pero no incorporase su definición explícita, ni cual debía ser su estructura y formalización para garantizar su valor probatorio, aunque en caso de recurso contencioso-administrativo, la ley que regula dicha jurisdicción disponía que el órgano correspondiente de la Administración deberá enviar “el expediente, original o copiado, completo, foliado y, en su caso, autentificado, acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga”.

Esta falta de definición expresa del objeto expediente administrativo y su formalización fue subsanada para el entorno de la Administración electrónica con la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, con la categórica definición que “el expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan”.

Por lo que respecta a la formalización del expediente electrónico se inspira claramente en el expediente administrativo en papel de lo contencioso–administrativo: “el foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos” y que “la remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico”.

Aunque subyace una concepción docucéntrica del expediente, con el progresivo desarrollo normativo y sobretodo el gran crecimiento del uso de documentos y datos interoperables, ¿no asistimos en realidad a un nuevo concepto de expediente? Cuando realizamos una consulta mediante una plataforma de interoperabilidad en el sistema de información de otro organismo, lo que en realidad incorporamos al expediente es la trazabilidad de la consulta y su resultado, que no tiene aspecto de documento formal pero sí que tiene validez y eficacia fidedigna.

De la unidad documental compuesta, que era la expresión fehaciente de las actuaciones procedimentales y que identificábamos comúnmente con un objeto llamado carpeta, ¿no vamos hacia una noción datacéntrica de expediente como un conjunto de datos de un sistema, con valor evidencial y probatorio, que tienen como mínimo en común el código identificador del expediente de una serie documental?

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