Medir

Alfred Mauri Martí

Doctor en Historia y profesor de la ESAGED

medir-esaged-gd

Una respuesta recurrente por parte de las personas que tienen documentos a su cargo ante la pregunta de por qué conservan algunos documentos, anotaciones o incluso post-it, es: por si acaso. La respuesta es un claro indicador de incertidumbre en la producción documental. Es un aspecto que quiero destacar aquí ante la necesidad cada vez más evidente de disponer de indicadores fiables en relación a los efectos que producen los sistemas de gestión documental.

Tendemos a considerar con demasiada facilidad que en una organización no existe sistema de gestión documental hasta que no se ha implantado el que hayamos diseñado bajo las directrices de la disciplina archivística. Cierto que la misma ISO 15489, al tratar la cuestión de la implantación del SGD, considera la evaluación de los sistemas existentes como uno de los pasos a seguir, pero no siempre se tiene suficientemente en cuenta este aspecto.

Deberíamos considerar que siempre existe un sistema de gestión documental, con independencia de su mayor o menor calidad, como así es, y evaluarlo.

Escuchaba a una persona con responsabilidad en una empresa expresar sus reticencias en relación al trabajo desarrollado por un experto en gestión documental y archivística, aduciendo que su propuesta no se adecuaba a las necesidades prácticas de la empresa. En realidad se refería a la disputa respecto a lo que interpretaba que debía ser el cuadro de clasificación y la propuesta que había recibido. Su interpretación no alcanzaba a ver las consecuencias de centrar la atención exclusivamente en aquello que hacía referencia a su ámbito de responsabilidad, sin valorar lo que ello comportaba en relación a la incertidumbre para las personas que desarrollaban las tareas administrativas, ya que éstas no se ejecutaban en un entorno cerrado, sino con múltiples interrelaciones con otros departamentos y actores externos a la empresa.

El problema del archivero al defender su propuesta era que su argumentación resultaba excesivamente conceptual y escasamente apoyada sobre indicadores cuantitativos y cualitativos que le permitieran contrastar el valor añadido y los costes de ambas propuestas.

Urge la concreción de indicadores para llevar a cabo de manera sistemática esa evaluación que nos propone la ISO 15489 para aplicarlos también a nuestros proyectos y propuestas. Indicadores cuantitativos pero también cualitativos. No olvidemos que la ISO 9001 señala entre los requisitos referidos a los recursos humanos que la organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto. No únicamente el SGD tiene incidencia en esta cuestión pero no debemos olvidar lo que aporta, además de los aspectos económicos, más fácilmente cuantificables.

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s