La preservación, ¿el último escollo?

Ramon Alberch i Fugueras

Director de la ESAGED

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Desde hace muchos años ha ido apareciendo de manera recurrente en los medios de comunicación la llegada inminente de la “oficina sin papel”; ya en los años ochenta del siglo XX, acreditadas empresas del sector tecnológico vendían las excelencias de la digitalización como la solución mágica a los problemas de unas organizaciones colapsadas por una producción imparable de documentos en soporte en papel y con unos sistemas de organización y recuperación poco eficientes.

Pasados casi treinta años de la tan pregonada revolución digital la situación en muchas organizaciones ha cambiado poco. Persiste un modelo caracterizado por un uso intenso de las TIC pero que al final desemboca en una generación notable de expedientes en soporte papel que se almacenan en grandes depósitos de archivo. Probablemente la explicación de esta lentitud en generar procesos automatizados de manera masiva estriba en parte en las dificultades derivadas de implantar con seguridad los instrumentos ineludibles.

Un primer cambio notable vino de la asunción de los cuadros de clasificación funcionales y de la estandarización de las normas de descripción y metadatos. En paralelo se iba resolviendo, con más problemas de los previstos inicialmente, la implementación de la firma electrónica como un componente crucial en el proceso de generar documentos digitales auténticos, íntegros y fiables. En estos momentos, la preocupación en el ámbito del gobierno electrónico y los sistemas de gestión documental se centra en resolver el desafío de la preservación a largo plazo de los documentos digitales.

Existen numerosas iniciativas internacionales encaminadas a aportar soluciones tecnológicas adecuadas que permitan de una parte el almacenaje en repositorios seguros de grandes volúmenes de información digital y, a su vez, garanticen su acceso en el futuro en el marco de las políticas de consolidación de un patrimonio que será objeto de investigación retrospectiva. Esta proliferación de iniciativas se visualiza perfectamente en la intensa agenda de comunicaciones presentadas en el Congreso de Industrias Culturales celebrado en Girona los días 13-15 de este mes de octubre. Esperemos que a corto plazo los avances en materia de preservación digital constituyan el último eslabón de una cadena que permita un salto cualitativo y cuantitativo en la implantación de SGD electrónicos.

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