La gestión del archivo

Alfred Mauri Martí

Profesor y Coordinador de Titulación de la ESAGED

Gestion_del_archivo

La consolidación del archivo entendido como servicio, superando la consideración de centro de custodia de documentos, lleva asociada la necesidad de aplicar técnicas de gestión más allá de las que se refieren a los documentos con los que trata.

Hoy ya no es suficiente plantear la gestión del archivo como servicio dando cuenta de su actividad mediante una memoria anual. Se hace imprescindible incorporar instrumentos de gestión que conecten directamente con la toma de decisiones, la gestión de recursos y la calidad.

Para ello es preciso avanzar en la definición de procesos y procedimientos que expliciten cómo se toman las decisiones, cómo se traducen en lo que se refiere a los recursos necesarios, cómo se ejecutan, cuáles son los costes económicos, cómo se evalúan los resultados alcanzados, con qué indicadores y valores de referencia.

Disponemos por ahora de datos fragmentados y dispersos, que por su utilidad deben ser recopilados en una primera fase, como base para un desarrollo necesario de instrumentos de referencia al servicio de los profesionales de la gestión documental y archivos.

No obstante, estos instrumentos deben ser considerados no solamente en relación a las necesidades internas de gestión del servicio, sino también como un camino en la rendición de cuentas en el seno de la organización y ante los usuarios. También como la base imprescindible para la planificación.

Si, por ejemplo, cuando aceptamos la donación de un fondo, no somos capaces de valorar previamente los costes y necesidades asociadas a la decisión, más allá de los valores patrimoniales, mal podemos defender la necesidad de recursos.

Puede parecer extraña la propuesta, teniendo en cuenta que el número de archivos con dotación unipersonal es muy amplia todavía hoy. Pero es precisamente esa limitación de recursos la que la hace más necesaria como única forma de valorar y mostrar objetivamente el impacto de las tareas que se llevan a cabo, tanto para gestionar nuestras responsabilidades, como ante aquellos a los que debemos rendir cuentas, como ante los que van a tomar decisiones que afectarán al servicio de archivo y con los que será preciso negociar.

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2 comentarios en “La gestión del archivo

  1. Pingback: La gestió de l’arxiu | Heraclit

  2. El archivo como servicio, esta en la responsabilidad de crear instrumentos como gestión que faciliten la transferencia de información y conocimiento, que logre abarcar grandes ámbitos territoriales, que impulsen el desarrollo social.

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