Procedimiento Administrativo (ELECTRÓNICO) y Gestión Documental: ¿Hay alguien ahí? (De nuevo, una oportunidad más)

Lorenzo Pérez Sarrión

Secretario General del Pleno del ayuntamiento de Gandia (Valencia)

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No recuerdo ningún tema referido a la gestión documental, y menos a las series o subseries de clasificación o a los metadatos, en ninguna de las oposiciones para adquirir la condición de Secretario de Ayuntamiento o Abogado de la Generalitat Valenciana. A los archiveros y gestores documentales tradicionalmente no se les exigían conocimientos jurídicos más allá de unas pocas referencias a la Constitución Española y el Estatuto de Autonomía; además del listado de calles y topónimos del municipio. Realidades nada razonables. Menos en la actualidad; todo está interrelacionado.

Han pasado ocho años desde la ya derogada, por sustitución, Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y estamos como estamos. En desarrollo del art. 149.1.18 CE, disponemos recientemente de dos importantes leyes: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; y Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Si bien es cierto que de vigencia demorada (de 1, 2 o 3 años, según preceptos), “tempus fugit”, en este marco, esbozo tres líneas de reflexión que por razones de espacio, sólo enumero:

1) Estas normas resitúan con más ímpetu la necesidad de afrontar unas operaciones, podríamos decir, generalistas o de organización previa, que tienen que ver con actuaciones de corte transversal, para posibilitar que el nuevo procedimiento administrativo electrónico funcione, dado que es el único legalmente posible cuando entre en vigor la ley.

En este punto, el rol del gestor documental resulta esencial, y a éste debe corresponder la organización de toda la información que circula en los circuitos de tramitación administrativa. Un sustrato documental que exige tomar decisiones acerca de los atributos y metadatos de cada documento, su conectividad con el resto del expediente (electrónico), o la clasificación en series o subseries que permita una adecuada recuperación futura, mediata o inmediata, con garantías de integridad y perdurabilidad, de todo ese patrimonio documental de la entidad.

Estamos ante un nicho de mercado laboral, con oportunidades no sólo en el propio sector público local, sino en el campo de la consultoría, la analítica y la programación, donde las habituales empresas proveedoras de gestores de expedientes, carpetas ciudadanas, portales de transparencia y productos similares necesitan, ahora ya sin ningún tipo de duda, de esos profesionales sin los cuales -quién lo iba a decir apenas hace unos años…- la administración electrónica no podrá ser una realidad, de acuerdo con el imperativo legal que así lo dispone.

2) Trabajo en equipo, interdisciplinar: Gestión documental, sobre el que se sostiene la infraestructura que ha de soportar toda la actividad administrativa municipal; Tecnología (herramientas TIC, para que circule); y Fe pública, transparencia y asesoramiento legal preceptivo que corresponde a los secretarios de administración local.

3) La simplificación administrativa y la auditoria de producción documental con reingeniería de procesos ha de ser esencial si queremos –y el caso es que debemos- pasar del estándar papel al soporte electrónico único, aportando validez, carácter fehaciente y perdurabilidad (circuitos de tramitación, firma y disponibilidad) a lo largo del tiempo de la actividad administrativa.

Se requieren profesionales bien formados –e informados–, con competencias y aptitudes para desplegar todo el trabajo que queda por delante, tanto en el propio sector público como en el ámbito de la consultoría, a través de relaciones de servicio y fórmulas de colaboración público privada. Reitero lo dicho al principio: ¿Hay alguien ahí?

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