Gestión documental, nuevos desafíos, nuevas herramientas

 

Ramon Alberch i Fugueras

Director ESAGED-UAB

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Entre los profesionales de la archivística cada vez más va tomando cuerpo una convicción hasta ahora sólo intuida: enfrentar el reto del la administración/gobierno electrónico comporta asumir una actitud abierta y permeable en la medida que la evolución tecnológica, la generación de una creciente normativa y una legislación más plural y el uso incremental de las TIC y las redes sociales augura un futuro esperanzador pero también un escenario presidido por un cambio permanente.

En este contexto, es evidente que las herramientas derivadas de la metodología archivística tradicional y consolidadas en las prescripciones de las normas ISO 15489 y 30300 especialmente, no son suficientes si queremos que la gestión de documentos sea una pieza básica y estructural en los procesos de implementación y mejora de la administración electrónica. Ya no basta con aportar conocimiento en temas como la captura, registro, clasificación, descripción, valoración, preservación y uso de los documentos sino que debemos esforzarnos por entender y utilizar –con el apoyo de los expertos– otros instrumentos que devienen imprescindibles en una implantación integral y exitosa de un sistema de gestión de documentos.

Con el apoyo de informáticos, juristas y expertos en organización y modernización debemos asumir e integrar en nuestro modelo aportes como la digitalización certificada, la firma electrónica, el modelo de metadatos y ontologías, los catálogos de formatos, los requerimientos de la preservación digital, los planes de seguridad y evidencias electrónicas, los procesos de simplificación administrativa y la reingeniería de procesos, los esquemas de interoperabilidad, entre otros, así como aprovechar las inmensas posibilidades de explotación y reutilización de la información contenida en los documentos mediante el uso de los valores que aportan el Big Data o el Open Data.

En síntesis, entiendo que si queremos potenciar el valor de una metodología tan genuinamente archivística como la gestión de documentos es imprescindible integrar en el corpus de nuestra ciencia estas nuevas herramientas y aportes en la medida que constituyen elementos complementarios e ineludibles en una implementación eficiente de un Sistema de Gestión de Documentos en el marco general de la administración/gobierno electrónico.

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