Índice de Disposición de la Información

 

Joan Carles Faus Mascarell

Archivo Municipal Administrativo de Gandia

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Ahora mismo, el ritmo entre el progreso de la tecnología, los sistemas de información y las formas de trabajo asociadas son muy diferentes. Demasiada tecnología y poca organización. No pocas veces hemos escuchado afirmaciones en este sentido. Incluso existe cierta convicción fatalista sobre la deriva casi exclusivamente tecnológica en muchas organizaciones, también en la Administración pública. Lo cierto es que la tecnología no es el adversario. Pero debemos tomar consciencia del rol de la archivística en la trinchera de la producción de la información electrónica, y establecer líneas de intervención claras y sencillas más allá de la custodia patrimonial.

Las posibilidades de éxito de una organización ante la transformación digital no descansan únicamente en los recursos informáticos (hardware y software). La ausencia de un marco archivístico puede producir “bolsas” de información descontextualizada, sin posibilidad para aplicar el ciclo de vida y reduciendo su disposición sostenible a largo plazo. Esta última afirmación no superará la mera reflexión si no podemos medirla. Se me ocurre, por tanto, plantear un Índice de Disposición de la Información (iDI), a semejanza del Índice de Masa Corporal de Quetelet. Tal que así:

formula_Idi

Conceptualmente la propuesta persigue una asociación entre diferentes elementos parciales de tecnología necesarios en una organización (intranet, gestión de correo, Web, equipamiento informático, aplicaciones de gestión, etc.) con requisitos de gestión documental implementados en entornos tecnológicos (clasificación, descripción, esquema de metadatos, tipologías documentales, etc.). Podremos decidir el valor parcial y los elementos relevantes, siempre fijando una cuantía máxima idéntica para las dos dimensiones: tecnología (tic) y gestión documental (GD). El interés no radicaría en identificar la “obesidad” tecnológica, o para aplicar dietas informáticas. Al contrario, el objetivo es acreditar un umbral mínimo de los dos componentes que pueda garantizar la disposición de la información electrónica en varios escenarios distintos, hasta establecer índices de excelencia en la automatización y en la productividad de los recursos de información organizacional.

En el actual entorno de transformación digital, ninguna respuesta individual puede progresar. No es factible.

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3 comentarios en “Índice de Disposición de la Información

  1. Muy acertada reflexión, Joan Carles, que nos debe llevar a escenarios donde se pueda hablar con un lenguaje uniforme de (valoración) datos y metadatos.

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  2. Me parece interesante. Podría explicar un poco más a cerca de las variables contempladas, cómo se mide cada una y cuál sería la interpretación del índice?

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    • Hola, Nelson.
      Gracias por tu participación. La idea es la siguiente: establecer colectivamente los elementos parciales de Tic y de GD, y otorgarles los valores ponderados oportunos para establecer un máximo de puntuación de 10 (por ejemplo). De esta manera, 10p de GD x 1p de tic dan un índice de 15; mientras que a la inversa, 1p de GD x 10p de tic, índice 10,5. En el resultado óptimo, 10p x 10p, ¡el índice seria de 105! Tras la reflexión, ¿podemos abrir un debate archivístico para determinar los elementos y sus valores? Salut

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