La audiencia a terceros en las solicitudes de acceso a información (2)

Carles San José i Amat, jefe del Área de Inspección de la Autoridad Catalana de Protección de Datos y profesor de la asignatura “Acceso a la documentación. Protección de datos” del Master en Archivística y Gestión de Documentos de la ESAGED

audiencia

En mi última entrada me refería a la importancia del trámite de audiencia en las solicitudes de acceso que pueden afectar derechos o intereses de terceros. Se trata pues de un trámite preceptivo, porque así lo exige el artículo 19.3 de la Ley 19/2013, y también determinante para resolver de forma adecuada la solicitud de acceso, y en particular para garantizar que en la ponderación correspondiente se atiendan todos los derechos e intereses concurrentes. Sin embargo, la ejecución de dicho trámite plantea algunos interrogantes, lo que me lleva a efectuar a continuación algunas consideraciones y recomendaciones prácticas.

  1. El trámite de audiencia lo exige el precepto indicado si los terceros constan “debidamente identificados”, habitualmente mediante su nombre y apellidos u otros datos identificativos. Pero también podría suceder que consten informaciones vinculadas a personas a las que no se identifica directamente, pero que podrían resultar identificadas indirectamente, por lo que se trataría de información que encajaría en el concepto “dato personal” del art. 3.a) de la LOPD (“cualquier información referente a personas físicas identificadas o identificables”) que es coincidente con la definición del art. 4.1 del Reglamento general europeo de protección de datos, recientemente aprobado (2016/679, de 27 de abril).
  2. El art. 19.3 exige informar al solicitante del traslado a terceros, lo que se le podría avanzar ya en la comunicación de información (sobre el plazo máximo del procedimiento, efectos del silencio, etc.), que debe efectuarse ante cualquier solicitud que inicia un procedimiento (art. 42.4 de la Ley 30/1992 y art. 21.4 de la Ley 39/2015 –a partir de octubre-); o incluso si el solicitante es una persona física, al facilitarle la información exigida por el art. 5 de la LOPD al registrar sus datos, y que incluye la relativa a comunicaciones a terceros.
  3. Respecto a la forma de llevar a cabo el trámite de audiencia a los terceros, el art. 19.3 no precisa si debe trasladarse copia de la solicitud, si debe revelarse la identidad del solicitante, etc. Al respecto, entiendo que con carácter general debería comunicarse la identidad del solicitante, puesto que tal dato puede incidir en las eventuales alegaciones del tercero afectado. Y por las mismas razones, debería también comunicarse al tercero los motivos en los que eventualmente se hubiera fundamentado la solicitud de información (art. 15.3.b Ley 19/2013).
  4. Por último, debería advertirse al tercero que la resolución únicamente se le notificaría si lo solicita expresamente, según lo previsto en el art. 20.1 de la Ley 19/2013, aunque la aplicación estricta de tal previsión podría suponer la falta de notificación a quien ostentaría la condición de interesado, bien por ser titular de un derecho, o bien de un interés legítimo y haber comparecido en el procedimiento efectuando alegaciones, aunque sin haber solicitado expresamente la notificación de la resolución.
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