“El último de la fila” o “Los últimos serán los primeros” (o cómo hacer de la debilidad, virtud; y de la amenaza, fortaleza).

Lorenzo Pérez Sarrión

Secretario General del Pleno del Ayuntamiento de Gandia

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Señala la disposición final 7ª de la ley 39/2015  (BOE núm. 236 de 02 de Octubre de 2015) que “La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

No obstante, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley”.

(El subrayado es nuestro).

¿Es algo que deba preocupar a un titular, o aspirante a titular, de un Archivo Administrativo?

Creo que sí: ahí va un breve comentario al respecto, desde una triple perspectiva:

  • Como jurista, pocas dudas ofrece el precepto: la –por desgracia- habitual eficacia “en diferido” (2 de octubre de 2018) de una norma, básica estatal, y por tanto de preferente aplicación a todas las AAPP, supeditada además, a un dédalo de condiciones futuras e inciertas, dispersas tanto entre la propia ley 39, como en su univitelina hermana Ley 40/2015 y otras muchas normas previas, estatal y autonómicas, véase por ejemplo la legislación sobre transparencia, esa demora –decimos- no favorece, a priori, una puesta en valor del Archivo Administrativo que existe –o debe existir- en cada organización pública.

Y ello con independencia de las obligaciones derivadas de la Administración Electrónica. Pero sí que apunta la dirección a seguir: aviso a navegantes.

  • Como gestor público, aplicador del Derecho y convencido defensor de la Administración Electrónica en el ámbito local, me surgen, no obstante, algunas dudas, sobre las que -modestamente por razones de espacio y formato-, apenas apuntaré una impresión general, pero en todo caso proponiendo sugerencias en pro del maltrecho mundo laboral de los archiveros y los gestores documentales.

Me refiero a que pese a esa vigencia diferida del Archivo Electrónico Único previsto en el art. 17 de la Ley 39, la realidad que impone esta misma Norma (art. 36.1 –actos administrativos por medios electrónicos- ó 70 –expediente administrativo exclusivamente en formato electrónico-) nos permite defender la imperiosa necesidad de contar ya –desde luego antes de octubre de 2018- con un sistema de archivos en cada administración local que permita dar cobertura legal, formal y material, al nuevo formato electrónico en que se exige tenga lugar, de manera indisponible, la actividad y producción administrativa a través de las cuales se ejercitan las competencias legales por las entidades territoriales.

El archivo y la gestión (organización) documental son algunas piezas –esenciales a mi juicio- en el puzle digital que imponen las leyes 39 y 40 de 2015, ya vigentes en todo el territorio del Estado.

Que cada uno saque sus propias conclusiones.

  • Y como ciudadano, qué duda cabe que la rendición de cuentas –la de verdad-, está estrechamente vinculada a las políticas de transparencia –no las de mero escaparate o efectista agenda electoral coyuntural-, y aquélla no se entiende sin fe pública, ni por supuesto, sin política de gestión documental o un archivo sistematizado y eficiente.

Las evidencias de la actividad administrativa -ya exclusivamente electrónica-, documentadas por los respectivos productores administrativos, y conservadas de forma perdurable e inmutable a través del Archivo –sea cual sea el formato de éste- deben estar a disposición de la ciudadanía. Y si ésta, además, tiene derecho (arts. 13 o 53 de la Ley 39) a relacionarse electrónicamente con sus administraciones, la conclusión no puede ser más clara en cuanto a cómo se ve afectada la gestión tradicional en esta transición digital.

Así de simple y así de complejo, según queramos verlo: un escenario de oportunidades, inimaginable sin el contexto propicio que la innovación tecnológica exige para el viraje del tradicional “Archivo de compactus” al legalmente exigible “e-@rchivo”. Una ocasión que por esta vez –de las escasas que yo recuerde en la historia normativa reciente- la facilita el propio legislador, anticipándose a la realidad social y no yendo a su remolque. Así que basta de quejas.

Aprovechar este escenario por el colectivo que dispone de los conocimientos oportunos, la cualificación y actitud necesarias, depende en buena medida del propio sector, reorientando su actividad a la exigencia del imperativo legal del Archivo Electrónico. Dejar pasar ese tren hará que otros lo cojan en marcha.

En definitiva, podemos superar el estigma de “El último de la fila” y conseguir el dicho bíblico: “Los últimos serán los primeros”. Y para ello disponemos, como mucho, de dos años. Cualquier archivero o gestor documental ha de tener anotada en su agenda la fecha 2 de octubre de 2018. Al menos si no quiere “perecer en el intento”. Y no será que no estamos avisados.

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