Dato efímero vs Dato perdurable: en busca del dato perdido

Lorenzo Pérez Sarrión

Secretario General del Pleno del Ayuntamiento de Gandia

datos

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Sabemos que el archivo se define como conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución, producen en el ejercicio de sus funciones o actividades; que el dato se identifica con el  documento o testimonio; también que el documento –en la administración pública- se describe como el escrito que, autorizado por funcionario competente para ello, acredita los hechos que refiere y su fecha. En definitiva, Información, –dar noticia de algo-.

El principio de legalidad que rige el actuar de las administraciones públicas (art. 103 de la Constitución Española) exige la posibilidad de verificar en todo momento, incluso en sede jurisdiccional, la forma en que éstas llevan a cabo su actividad, lo que cabalmente solo puede acreditarse mediante la garantía que supone la existencia de un archivo organizado –y custodiado- que permita, de forma segura e imperecedera, la recuperación de toda la información generada mediante la producción administrativa, a través de las oportunas colecciones de datos y documentos, íntegras y confiables.

El impulso tecnológico de las últimas décadas viene  revolucionando los formatos documentales en que se manifiestan las potestades y competencias públicas, si bien se observa una asimetría con una conservación adecuada, en entornos uniformes, que satisfagan su rápida localización y recuperación en cualquier momento o lugar.

La información puede ser intangible, pero debe ser accesible. El dato (léase documento o expediente, ya electrónicos tras la ley 39/2015, de 1 de octubre), aun concreto, puede estar disperso; pero debe ser útil, operativo y verificable. Si no, deviene, además de ilegal, volátil e inservible, por frustrar esa inmanente vocación probatoria y garantista que para la ciudadanía y cualquier tercero constituye la razón de ser del dato o documento. O sea, que habrá que encontrarlo.

La creciente –y no siempre reflexionada, racional y rigurosa- utilización de herramientas y aplicaciones informáticas, dinámicas pero en ocasiones poco contrastadas, para coleccionar  y archivar esos documentos ya está produciendo en muchas administraciones, situaciones confusas, una suerte de laberinto de los datos perdidos que requiere, de forma creciente, consumir ingentes recursos de gestión –mayoritariamente omitidos- , lo que tampoco ayuda a consolidar escenarios de confianza para anclar el nuevo know how que, por otra parte, en materia archivística, no tiene vuelta atrás.

Los profesionales de la fe pública y de los archivos, con la ayuda de la administración electrónica, tendremos que decir algo al respecto, pues no es cuestión baladí, ya que afecta a los derechos de las personas, constitucionalmente garantizados.

 

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