El valor añadido de los riesgos documentales

Anahí Casadesús de Mingo

Coordinadora de formación continua y profesora del Máster en gestión documental, transparencia y acceso a la información de la ESAGED-UAB

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El riesgo se define como una incertidumbre y se percibe como una amenaza o algo potencialmente negativo. Sin embargo, desde la óptica de la gestión de documentos, la gestión de riesgos resulta positiva puesto que introduce mejoras en el funcionamiento del día a día de las organizaciones.

Hace ya algunos años que se viene hablando del proceso de gestión del riesgo en relación a los documentos y a la gestión documental. Sin ir más lejos, en la norma ISO 30301: 2011 aparece el concepto de riesgo en diferentes apartados, aplicado tanto a las características de los documentos (fiabilidad, integridad, autenticidad) como asociado a los procesos o los objetivos de gestión documental. La reciente actualización de la norma ISO 15489: 2016 va más allá, e incluso posiciona al Sistema de Gestión Documental como un método o instrumento de prevención de riesgos en las organizaciones. Es decir, la gestión de documentos como forma de anticiparnos a las amenazas, como una herramienta de prevención.

En este sentido, los sistemas de gestión de documentos aportan un doble valor a las organizaciones: el primero, y ya conocido, es el de permitir una gestión eficiente y fiable de la información y documentación que estas reciben y generan; el segundo, menos conocido, es el de prevenir y anticiparse a posibles incumplimientos relacionados con dicha gestión. Por ejemplo, en una Administración Pública obligada a rendir cuentas sobre sus actuaciones y decisiones pueden identificarse diferentes riesgos documentales que podrían ocasionar el incumplimiento de dicha obligación. Quizás uno de los más obvios sea la no creación de evidencias documentales, que deja campar a sus anchas a la corrupción. Otro de los riesgos que podemos identificar se relaciona con haber ejecutado la destrucción de manera no autorizada, pudiendo ocasionar la eliminación de documentos necesarios o esenciales. La tercera situación de riesgo que planteamos en este artículo sería la inaccesibilidad o la incapacidad de recuperación de la información y los documentos, ya sea por una mala descripción, por la inexistencia de una política de migraciones, o por una mala organización física del archivo en papel.

Estos tres ejemplos de riesgos pueden prevenirse de manera efectiva si se trabaja dentro de un sistema de gestión documental y se incorpora el proceso de gestión del riesgo en dicho sistema. Para ello no es necesario empezar de cero, sino que ya existen metodologías. La organización ARMA ha definido un modelo de evaluación y prevención de riesgos documentales, publicado en 2009. También la organización ISO publicó en 2014 un Informe Técnico sobre análisis de riesgos en sistemas y procesos de gestión documental.

Por tanto, desde la profesión debemos posicionarnos en las organizaciones, pero no sólo a partir de la gestión documental sino también incorporando este valor añadido de prevención de riesgos, fácilmente aplicable al cumplimiento de los objetivos, la rendición de cuentas, la transparencia y la lucha contra la corrupción.

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Un comentario en “El valor añadido de los riesgos documentales

  1. Francamente bueno! Creo que a los archiveros-gestores de documentos i información (se impone buscar un “mote” o acrónimo que nos ahorre esta parrafada) se nos tomaría más en serio en las organizaciones con éste tipo de discurso que cuando esgrimimos argumentos demasiado genéricos yy etéreos sobre la relación entre transparencia i gestión documental. Precisamente éste es el camino, la gestión del riesgo y aportar soluciones al respecto.
    Gràcies Anahí per la concreció i la claredat!

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