Auditar en gestión documental desde Transparencia

Vicenç Ruiz Gómez, técnico del Arxiu Històric de Protocols de Barcelona y profesor de ESAGED

TransparènciaSíndic

Se acaba de presentar el informe anual del Síndic de Greuges sobre la transparencia, acceso a la información y buen gobierno en Cataluña. A raíz de la homónima Ley 19/2014, el Parlament encargó a esta institución dedicada a velar por los derechos de la ciudadanía la evaluación anual del cumplimiento de las obligaciones en materia de transparencia. Este es ya el segundo informe que presenta el síndic, quien confía su elaboración a la Fundació Carles Pi i Sunyer, en colaboración con la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) y la Universitat de Barcelona (UB).

El informe ofrece, mediante una serie de indicadores que derivan de los “ítems” de información mencionados en la ley, el porcentaje de estos que son sometidos a publicidad activa por los diferentes entes de la administración y otros sujetos obligados (en total 2.408 instituciones). También analiza las respuestas que les han ofrecido a solicitudes de acceso generadas a través del método del ciudadano oculto, es decir, preguntando directamente. Destaca el hecho de que una cuarta parte de los ayuntamientos no han respondido el formulario de evaluación y, aún peor, de las 175 solicitudes de información presentadas, en 53 casos no hubo respuesta. En general, los ayuntamientos de más de 50.000 habitantes mejoran puntuación, mientras que los de menor tamaño y los entes instrumentales continúan con muchas carencias. Por último, el informe contabiliza 9.127 solicitudes de acceso a información pública, cifra que triplica la del año anterior.

Lamentablemente, se han vuelto a ignorar las obligaciones en gestión documental que la ley explicita: empezando por considerar el portal de transparencia como un elemento integrado en el sistema de gestión. De hecho, cuesta entender por qué al criticar el uso del cartapacio municipal como criterio de estructuración de la información en el portal no se incluye como alternativa el cuadro de clasificación, tal como sí recoge la ley. La única mención a archivos la hallamos en el ámbito de la calidad de la información, pero, ojo, se utilizan como sinónimo de documentos o ficheros. Es más, parece que la calidad depende sólo de que la información sea reutilizable y actualizada, mientras se olvidan otras cualidades esenciales como originalidad, integridad y trazabilidad. Es decir, se olvida todo aquello que garantiza su autenticidad (¿se debe presuponer y no demostrar?) con lo que se impide una transparencia fiable. Adiós, pues, a la rendición de cuentas.

Si realmente queremos avanzar en la mejora de la transparencia, ha llegado ya el momento de incluir indicadores que alcancen el backoffice de las administraciones. La publicidad activa, sin el contexto adecuado, se convierte en mera propaganda. Un primer paso ya se ha dado: el Plan de Gobierno Abierto 2017-2018 de la Generalitat cuenta entre sus 123 actuaciones a realizar con la aplicación para esta administración del Modelo de Madurez en Gestión Documental para la transparencia elaborado por la AAC-GD. Sin duda, sería muy conveniente que la perspectiva archivística se incluyera también en el informe del síndic, igual que se ha hecho con la jurídica (de ahí los informes elaborados por UOC y UB sobre solicitudes de acceso y obligaciones de buen gobierno, grupos de interés, etc.).

A pesar de que en el resto de marcos normativos sobre transparencia del estado la gestión documental no ocupe un lugar tan explícito como en Cataluña, es obvio que la asunción de elementos de análisis aportados por la archivística en este tipo de evaluaciones anuales ayudaría a hacerlos mucho más creíbles. El único impedimento es saber si hay o no voluntad de ir más allá del portal.

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