La gestión documental y la integración de sistemas de gestión

Francesc Giménez Martín

Responsable de gestión documental y archivo del Ajuntament de Sant Cugat del Vallès y profesor de la ESAGED

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https://flic.kr/p/VtNxyE “gears2” Eloi Ruiz Montañez

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El presente artículo sirve de inicio de un hilo sobre la aplicación práctica en una organización de la gestión documental y la integración de sistemas de gestión basados en procesos. No pretendo con ello realizar una exposición de la serie ISO 30300 ni de la nueva ISO 15489, para ello hay muchos artículos publicados por parte de profesionales bastamente competentes en dicha normativa. Por el contrario, el objetivo que me planteo es meramente práctico, y por ello mucho menos abundante en la literatura publicada. Así que en los siguientes artículos, a modo de hilo, se intentará ahondar en una experiencia práctica de la aplicación de ISO 30301 en un sistema de gestión integrado (SGI).

En primer lugar, es necesario hacer un apunte inicial sobre los sistemas basados en modelos MSS. La gestión por procesos (MSS) se basa en la necesidad de una organización de determinar y gestionar las actividades que realiza, que a su vez requieren recursos y un fin claro: transformar una entrada en una salida que satisfaga la demanda del cliente. La aplicación de este sistema en una organización, conjuntamente con la identificación y la interacción de dichos procesos, así como la gestión para producir el resultado deseado, es lo que ISO llama “enfoque basado en procesos”. Este sistema permite introducir la gestión horizontal, superando la barrera del organicismo, y centrando su interés en las unidades funcionales y en la meta de la organización (Secretaria del ISO/TC 176/SC 2, 2008).

Un sistema de gestión documental (SGD) no es más que un sistema de gestión que entiende del mismo modo la organización de la información documentada. La norma ISO 30301 se establece como una norma que especifica los requisitos que ha de cumplir un SGD para dar soporte a una organización en su afán de alcanzar exitosamente su finalidad, su misión, su estrategia y sus objetivos generales. Por ello, permite establecer un SGD en cualquier organización, del nivel y tipología que sea, y, en especial especifica que se puede implantar con otros sistemas de gestión (MSS). Concretamente, es útil para demostrar la conformidad con los requisitos documentales de otras normas sobre sistemas de gestión (UNE-ISO 30301:2011, apartado 1). Es este contexto en el que hemos de entender el presente análisis, basado en un sistema preexistente, que cumple normativa ISO y, sobretodo, en un sistema basado en la gestión por procesos (MSS). Este es el alcance, según términos ISO, o el marco en el que dicho proyecto se debe entender. Es importante dar un paso más en la realidad de la aplicación de sistemas de gestión documental (SGD) basados en ISO. Hasta ahora pocos proyectos, estudios o prácticas reales se pueden encontrar que tengan en cuenta la integración de SGD en un contexto previo de trabajo por procesos. Se plantea aquí, por ello, un escenario diferente, uno en el que la organización dispone ya de un sistema preexistente de gestión de la calidad. Esta situación es completamente coherente y estimable para todo sistema ISO, pues se cimienta en la existencia de una organización que ya establece sus procesos en un sistema basado en la mejora continua y en las medidas metodológicas que permiten la verificación de dichos sistemas enfocados a la mejora de la eficacia, eficiencia, gestión de riesgos y la continuidad de los negocios.

Sobre estas bases y dentro de dicho alcance, se presentan, en modo de preguntas clave, los retos iniciales planteados al abordar la implantación de la gestión documental dentro de una organización experta en el trabajo por procesos y el resultado final después de su integración en dicho sistema.

Los retos iniciales que se plantean ante dicho objetivo son:

  • ¿Es posible integrar un sistema de gestión documental con otros sistemas de gestión basados en Management System Standards (MSS)?
  • ¿De dicha integración, pueden surgir incompatibilidades que la hagan inviable?
  • ¿Las herramientas de gestión documental pueden dar respuesta a ciertos requerimientos de los sistemas de gestión basados en procesos (MSS)?
  • ¿La existencia de un sistema de gestión documental estructurado según los criterios de ISO 9001 pueden dar respuesta directamente a los requisitos de ISO 30301?

La fascinante conexión de los sistemas, nos hará replantear cimientos inamovibles de nuestra profesión, a la vez que haremos visibles a terceros herramientas de gestión documental que facilitarán el control de la información documentada de la organización. Las conclusiones de la puesta en marcha de dicho engranaje en un entorno real, es lo que dará respuesta a los objetivos anteriormente presentados.

Así pues, alcance y bases definidas y presentadas, ¿empezamos? En los siguientes artículos de éste hilo…

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3 comentarios en “La gestión documental y la integración de sistemas de gestión

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