La gestión documental y la integración de sistemas de gestión (2): fase previa, adaptación de SGD en SGI

Francesc Giménez Martín

Responsable de gestión documental y archivo del Ajuntament de Sant Cugat del Vallès y profesor de la ESAGED

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Este artículo representa la segunda parte del artículo publicado en el presente blog. Mientras en el anterior se presentaron las bases, el alcance y el escenario en el que se debe enmarcar dicho proyecto, en el presente se analizará la situación previa a la implantación y las fases del proyecto para la adecuación del sistema de gestión documental (SGD) al sistema de gestión integral preexistente (SGI).

En primer lugar, tenemos que atender que la situación inicial de cualquier proceso de integración en este sentido pasa por la existencia o no de un sistema de gestión documental previo. Podemos encontrar dos realidades: que la implantación de la ISO 30301 sirva de excusa para la ejecución de un SGD inexistente, cuya situación conlleva fases de ejecución previas de análisis documental y organizativo muy ligadas al propio desarrollo del SGD que dilatan necesariamente el calendario de proyecto y de los hitos intermedios; o una situación, como la que se presenta en dicho estudio, en el que previamente había ya una sistemática de gestión documental, más o menos activa desde 1987, aunque no en todas las fases del ciclo de vida.

Por otro lado, cabe también indicar un histórico reciente: la adaptación del servicio de archivo a la normativa ISO 9001:2008. Es aquí donde debe situarse el inicio, en realidad, del proceso de integración, aunque se puede considerar una previa en aquellos sistemas que ya funcionen en sistema ISO. La situación que se presenta se inició en el año 2010, con la inclusión del servicio de Archivo en el Servicio de Organización, responsable de la gestión de la calidad en el Ayuntamiento. Con ello se empezaron a realizar mejoras en los procedimientos con el fin de identificar y racionalizar los procesos y flujos de trabajo internos y externos del archivo, para poder establecer la normativa y las instrucciones de trabajo básicas para el desarrollo racional y práctico de las tareas derivadas del servicio. En este año se inició el proceso de catalogación y documentación de todos los procesos del Archivo municipal, con la meta de establecer políticas comunes de actuación en el tratamiento de la documentación, desde su entrada/ingesta, descripción, evaluación, depósito y acceso.

El análisis del SGI conllevó la integración de los procesos de gestión documental en información documentada, convirtiéndolos en instrucciones de trabajo vinculadas a un único procedimiento de archivo, el P-27 Archivo y gestión documental. Este procedimiento tiene como objeto establecer las sistemáticas de actuación en las diferentes fases de la documentación en todo su ciclo de vida, para garantizar su integridad, preservar la confidencialidad de los datos y garantizar el acceso a la información. Y como alcance, se incluye toda la documentación generada por el ayuntamiento, independientemente de su soporte y estado de tramitación.

El procedimiento definido es el marco teórico al cual se vinculan las instrucciones de trabajo, documentos que detallan la operativa de cada proceso.  Esta documentación se convierte en la base reglamentaria del archivo. Es por ello, que en 2012 se inició el proceso de derogación del reglamento de archivo del año 1998, atendiendo que el procedimiento se vincula a la Política de Gestión del ayuntamiento y que referencia la actualizada legislación de archivos territorial (Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos). Se observa que el reglamento se convierte en un elemento normativo rígido y poco flexible, a parte que reiterativo de normativas superiores. Es por ello que se apuesta por un sistema certificable y de mejor adaptabilidad y eficiencia y que recoge los requisitos técnicos de la Ley 10/2001, artículo 21.1.

Este proceso comporta la revisión de la propia estructura formal de un sistema de gestión (MSS) y, en concreto, del sistema SGI del ayuntamiento. El proceso induce al conocimiento de la terminología ISO y de la documentación del sistema, atendiendo a los niveles estructurales (Política, Manual de Calidad, Manual de procedimientos, instrucciones, formatos y registros), y su configuración interna. La revisión hizo visible una conclusión básica: la metodología sistemática vinculada a las herramientas de archivo podía encajar a la perfección dentro de un sistema que, como la gestión documental, se basa en la gestión por procesos y en la racionalización de los procedimientos administrativos, enfocado a una gestión eficaz y eficiente de los recursos para facilitar la información fiable y de calidad a la ciudadanía, como cliente principal de la administración pública, y a cualquier otro tercero con quien se relacione.

La implicación del SGD en el sistema de gestión no sólo implicaba la mutación del primero, sino también, en modo de simbiosis, la del segundo. La estructura documental del SGI se adaptó a las características propias de la gestión documental, conllevando la modificación de partes del manual de calidad (en relación al control documental y la preservación del producto), manual de procedimiento (modificación de varios procedimientos incluyendo la identificación de la serie o series vinculadas, la función y la relación documental asociada y el periodo de conservación) y las instrucciones de trabajo. De hecho, esta implantación hacía que el SGI se auditara ya con dichos vínculos, preparando el terreno para la futura integración con la norma ISO 30301.

Una vez definido el punto de inicio y el estado del sistema, las fases en las que se desarrolló el proyecto específico de integración de ISO 30301 en el SGI, son, someramente:

  • 1a fase. Análisis del sistema de gestión documental existente, su metodología, documentación y fases.
  • 2a fase. Extracción de los requisitos del Anexo A, tabla A.1, y Tabla C.1 de la norma ISO 30301:2011 y establecimiento de una tabla comparativa con los elementos del sistema actual (SGI).
  • 3a fase. Presentación de la tabla a dirección y responsables de calidad para valorar las modificaciones o ampliaciones del sistema.
  • 4a fase. Modificación de las evidencias documentales del SGD y creación de nuevas instrucciones de trabajo y formatos.
  • 5a fase. Detección de los elementos del sistema de gestión (SGI) que se han de modificar a razón de los requisitos de la ISO 30301:2011 (atendiendo a la extracción hecha en la 2a fase en base al Anexo A, Anexo C y siguiendo indicaciones de Anexo B, Tabla B.1 de la norma ISO 30301:2011).
  • 6a fase. Presentación de las modificaciones con la responsable del sistema de calidad, para su validación.
  • 7a fase. Modificación de los apartados del SGI que se han de adaptar al marco de la nueva ISO.
  • 8a fase. Preparación final de les evidencias documentales para su adecuación a la norma, previa auditoría.
  • 9a fase. Auditoría del sistema de gestión documental y del SGI en general.
  • 10a fase. Revisión de posibles no conformidades

Hasta aquí este segundo capítulo. En el siguiente artículo se presentará la metodología usada para el análisis, basada en los anexos y en los requisitos de la norma, para mostrar de forma general el proceso de integración de ISO 30301. Seguimos.

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Un comentario en “La gestión documental y la integración de sistemas de gestión (2): fase previa, adaptación de SGD en SGI

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