La gestión documental y la integración de sistemas de gestión (3): metodología para el análisis

Francesc Giménez Martín

Responsable de gestión documental y archivo del Ajuntament de Sant Cugat del Vallès y profesor de la ESAGED

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El presente artículo continúa con el hilo sobre la implantación de ISO 30301 en un sistema de gestión integrado. Expuestas ya las bases, el alcance y el escenario, así como la implantación y las fases del proyecto, en esta ocasión entramos en la descripción de la metodología usada para el análisis, basado en los anexos y en los requisitos de la norma, para mostrar de forma general el proceso de integración.

Como ya se expuso, la peculiaridad de la implantación que presentamos aquí es la preexistencia de un sistema de gestión documental y de un sistema de gestión integral. De hecho, la propia norma específica que es especialmente útil justamente para demostrar la conformidad con los requisitos documentales de otras normas sobre sistemas de gestión (UNE-ISO 30301:2011, apartado 1., p.7). En el presente blog no se puede relacionar toda la información documentada, ni los cambios realizados sobre el sistema, pero sí que podemos hacer hincapié en la metodología usada.

En primer lugar, se estableció un período de análisis de la documentación existente para su adaptación. Para ello se usaron como referencia los requerimientos del Anexo A, tabla A.1, y Tabla C.1. En relación a la Tabla C.1, se usó los campos de: apartado norma, requisito y control de la tabla, añadiendo la columna de “documentación propuesta”, que incluye la referencia documental marco que se tiene que crear o la localización de la que se ha detectado como inexistente. Dicha tabla, aportada por la misma ISO 30301, permite auditar el sistema transversalmente y es muy recomendable siempre que se complemente con el análisis de los procesos específicos de gestión documental. La Tabla C.1 da respuesta al cumplimiento de los puntos 4 a 10 de la norma, trasladando en formato de pregunta el requisito específico. Por ello, para concretar la respuesta, se usó la misma tabla con un campo más de especificación/guía para la detección de necesidades que después se tenía que trasladar a dirección e implementar en relación al contexto de todo el SGI.

El análisis no puede centrarse solo en la tabla anterior, si queremos realizar una auditoría real del sistema. Así, hacía falta bajar un nivel más y usar el Anexo A Procesos y Controles de ISO 30301, para poder determinar aquellos elementos clave del SGD. Según la misma ISO, los procesos y controles de gestión documental son la traslación de los apartados 8.2 c) 1) Creación y 8.2 c) 2) Control. Sobre la información de dicha tabla, que incluye el anexo A.1 para la creación y A.2 para el control, con la identificación del proceso y su definición, se elaboró una nueva tabla. Se partió del número de proceso y de su identificación para añadir los procedimientos y/o instrucciones del SGI que le daban respuesta, así como aquellos registros o documentos con incidencia directa sobre el proceso. Así, en una sola herramienta de control se identifican las estructuras más operativas del SGI que contienen esta información procesal. Siempre entendemos esta tabla como complementaria a la anterior. En conjunto la tabla indica: número del anexo y proceso especificado, procedimiento interno, instrucción o especificación de desarrollo interna, y documentación o información documentada específica.

Con dichas tablas, adaptadas de las que la norma en sus anexos incluye, se puede establecer una metodología de análisis que se debe completar con el estudio minucioso de la documentación del sistema. Por último, una tabla final de control de cambios y documentación modificada, es esencial para el seguimiento del proyecto, la justificación y presentación a dirección, y, también, para la auditoría de certificación.

Hasta aquí la explicación de la metodología usada, que se tiene que enlazar con las fases de presentación y entrevista con los responsables del SGI y de la organización, ya especificadas en el artículo anterior. Finalmente, en el último capítulo del presente hilo, se expondrán las conclusiones del análisis en relación a los objetivos iniciales y la valoración del trabajo de integración de ISO 30301 dentro de un sistema de gestión integrado.

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Un comentario en “La gestión documental y la integración de sistemas de gestión (3): metodología para el análisis

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