Metodología Administrative Process Study. APS (1). Catálogo de productos y de servicios

 Pere Guiu Rius

Doctor Ingeniero Industrial en Organización, profesor de la ESAGED, miembro de la Comisión de Ingenieros Industriales en las Administraciones Públicas en el COEIC

El 27 de febrero de 2018 se publicó en este blog el escrito: Gestión documental ¿workflow o docflow?. En él se hablaba del docflow como la base de la metodología Administrative Process Study (APS). Les invitamos a seguir, en seis breves escritos, los conceptos básicos de esta metodología, que esperamos sean de su agrado.

1. Catálogo de productos y de servicios versus Cuadro de Clasificación

Según nuestro punto de vista es básico para la supervivencia de una organización, que el Catálogo de productos y de servicios tenga una homogénea correspondencia con el Cuadro de clasificación de la empresa u organización, ya que ello facilitará la gestión de las informaciones y de la documentación asociada, sea esta en papel, en formato electrónico o en tecnología web (internet, intranet o extranet).

Catálogo de productos y de servicios

Los catálogos son herramientas que permiten la presentación detallada de los productos que ofrece una empresa u organización pública o privada. Son de gran utilidad, porque se convierten en medios publicitarios y de promoción para la venta de los bienes y/o servicios que brinda a sus clientes, sean estos externos o internos.

Los clientes externos pueden ser personas particulares, empresas o grupos empresariales, mientras que los clientes internos pueden ser los propios empleados, los departamentos de nuestra propia organización, así como empresas de nuestro mismo grupo o conglomerado de empresas.

De los catálogos destacamos:

• Captación más efectiva de clientes: se posibilita que sea visto por gran cantidad de personas interesadas en los bienes y/o servicios que la empresa pone a su disposición.
• Mejor organización de la información: permiten clasificar y jerarquizar la información de manera más efectiva.

Cuadro de clasificación

Es el instrumento básico y en el que se fundamenta el sistema de gestión documental de una organización. Es el producto de la labor archivística de dividir por categorías o series un fondo documental. Permite el tratamiento archivístico de la documentación de un archivo y facilita la visión conjunta de un fondo, de las relaciones jerárquicas entre los grupos, así como de la institución productora y de la actividad que desarrollaba.

Este instrumento es clave para los sistemas de organización de la documentación analógica y es la piedra angular para organizar la documentación electrónica. La estructura jerárquica y lógica resultante de un criterio de clasificación de la documentación.

La clasificación funcional se basa en el estudio de las competencias, las funciones y las actividades de una institución. En las instituciones públicas las competencias vienen determinadas por una legislación jurídica, en forma de leyes, decretos o reglamentos que establecen las funciones y las actividades que derivan del desarrollo de las competencias asignadas.  En los últimos años se tiende cada vez más a hacer y a basar los sistemas de clasificación en las funciones del organismo. El criterio funcional, dado que se sustenta en la naturaleza misma de los documentos, es el criterio más objetivo.

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