La gestión documental y la integración de sistemas de gestión (4): conclusiones

Francesc Giménez Martín

Responsable de gestión documental y archivo del Ajuntament de Sant Cugat del Vallès y profesor de la ESAGED

manos-equipo

El último artículo sobre la implantación e integración de ISO 30301 en un sistema de gestión de calidad basado en procesos (SGI), sirve como conclusión a un proceso iniciado con la presentación del alcance, seguido por la explicación de la integración del sistema de gestión documental dentro del sistema de calidad, y continuado con la metodología usada. Llegamos, así, a dar respuesta a las preguntas iniciales:

  • ¿Es posible integrar un sistema de gestión documental con otros sistemas de gestión basados en Management System Standard (MSS)?

 No es que sea posible, es necesario. Para que un sistema basado en procesos tenga la robustez necesaria para garantizar la perdurabilidad y fiabilidad de la información que contiene, es un elemento primordial la adaptación de las políticas de gestión documental.

  • ¿Las herramientas de gestión documental pueden dar respuesta a ciertos requisitos de los sistemas de gestión basados en procesos (MSS)?

Las herramientas de gestión documental tienen incidencia directa en los requisitos de control de la información documentada pero también en la propia gestión por procesos, incidiendo en la definición de la estructura, los metadatos, el formato y la clasificación documental. Asimismo, ISO demanda garantizar la perdurabilidad y accesibilidad de la documentación del sistema, así es, la existencia de un sistema gestión documental que permita garantizar dicha fiabilidad, bajo criterios ISO 15489, da de nuevo una garantía y un plus a requisitos propios del SGI.

  • ¿La existencia de un sistema de gestión documental estructurado según los criterios de ISO 9001 pueden dar respuesta directamente a los requisitos de ISO 30301?

 Tener el sistema de gestión documental estructurado según criterios ISO significa haber detectado los procesos propios de archivo. Pero solo con la inclusión de estos procesos, sin contar con los paralelos y los requisitos de análisis contextual, control, evaluación y mejora continua, no se puede certificar el SGD corporativo en ISO 30301. En un proceso de integración partiendo desde cero, se tiene que ver la adaptación interna del SGD y la del SGI como un solo proceso. En una tercera fase, se puede pensar a nivel estratégico, cómo integrar dichas políticas en los documentos de estructura tipo Política y manuales de gestión. Sin estas 3 fases (integración de herramientas del SGD dentro del concepto procedimental; revisión del sistema existente en global, para incluir políticas del SGD; revisión de la estructura documental y estratégica del sistema), no se puede considerar realmente que la adaptación a ISO 30301 en un contexto de un sistema de gestión preexistente, se haya cumplido.

Termina así este hilo que ha pretendido explicar una experiencia práctica de análisis e integración de ISO 30301 en el contexto de un SGI con el mero objetivo de presentar una posible propuesta de metodología, contrastada con su aplicación práctica, y con el fin de que pueda servir de ayuda para futuros proyectos de implantación.

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