La sociedad digital y los archivos

Teresa Cardellach Giménez, archivera jefe del Ayuntamiento de Terrassa y profesora de la ESAGED

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En los últimos años los archivos han estado y están inmersos en la transformación de la sociedad digital, en la implantación de la administración electrónica y en dar respuesta a las nuevas demandas de sus usuarios y de toda la ciudadanía.

Los centros de archivo están muy atentos a la transformación de la administración pública, a buscar las soluciones a las nuevas necesidades documentales y a los cambios de hábitos tecnológicos de los usuarios.

Las funciones tradicionales de los archivos pensadas para la conservación, difusión y acceso a la documentación, no han variado en esencia. Sin embargo, lo que está en plena transformación son los formatos de los documentos, las herramientas de trabajo, la manera de acceder, cómo se generan y se comparte la información y el almacenamiento de los datos y documentos. El mundo documental en papel se va retirando lentamente pero sin pausa. El conocimiento sobre la conservación documental, la clasificación y la organización de los documentos de archivo ha sido desplazado por otros conocimientos más tecnológicos y digitales.

Asimismo, los hábitos y las solicitudes de consulta de los usuarios de los archivos también se están transformando rápidamente, las personas que demandan información y consultan los archivos esperan encontrar los datos y los documentos en red, visibles desde cualquier dispositivo fijo o móvil.

Los archivos deberán dar respuesta a la conservación de datos y documentos en los sistemas de información a lo largo del tiempo, tendrán que aportar soluciones al almacenaje en la nube y en servidores alejados, será necesario aprobar normativas para el retorno de la información en los servidores propios y sobretodo crear planes nacionales y locales de preservación de la documentación digital. Se tendrá que aplicar las políticas de gestión documental en todo el ciclo de vida y asegurar las propiedades de los documentos a largo plazo.

Hoy, la información ya no solo corre por los canales habituales (prensa en papel, TV, radio) las redes sociales han cambiado la manera de comunicarnos. Los blogs personales y profesionales, la prensa digital, las webs corporativas y particulares, los portales de la red…etc., informan, comparten datos y documentos con la ciudadanía. Esta información debe ser recuperada, tratada y conservada en los archivos públicos, puesto que es la información del futuro.

Para tratar toda esta información es imprescindible aprobar e implementar planes de preservación y recuperación de la documentación digital, tener los repositorios adecuados, la tecnología preparada la difusión en la red, disponer de herramientas de descripción y mantenimiento de la información. ¿Estamos preparados los archivos para manejar estas herramientas? ¿Tenemos los presupuestos y los recursos técnicos y humanos para dar respuesta a la sociedad digital?

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