Feliz día internacional del acceso a la información

Vicenç Ruiz Gómez

Archivero del Arxiu Històric de Protocols de Barcelona y profesor de ESAGED

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La Oficina de Servicios de Información Gubernamental (OGIS) de los Estados Unidos se encarga de auditar y recomendar los cambios oportunos en las políticas, procedimientos y conformidad de las agencias federales respecto a la transparencia y acceso a la información. Se encarga también de resolver los conflictos de acceso entre estas y los solicitantes de acceso. En definitiva, como su misma página web recoge, se trata del Defensor del Pueblo en materia de transparencia. La OGIS se creó a partir de la Ley de Gobierno Abierto de 2007 y, a raíz del II Plan Nacional de Gobierno Abierto y de la participación de Estados Unidos en la Open Government Partnership, en diciembre de 2013 se le sumó un Comité Asesor, que preside el director de la OGIS, encargado de estudiar el marco general de transparencia en el Ejecutivo y recomendar acciones legislativas o/y ejecutivas y cambios de políticas entre otras materias. Este comité lo forman 20 miembros expertos en el ámbito de la transparencia y se reúne cuatro veces al año como mínimo en encuentros abiertos al público, porque, precisamente, se entiende que es un mecanismo vital para la participación ciudadana en el diseño de las políticas de acceso a la información.

Sobra recordar que la administración norteamericana es uno de los grandes referentes en gobierno abierto (de hecho, el Memorándum del 2009 de Obama se considera a menudo el momento fundacional real del ogov). Muchas de sus decisiones y medidas en esta materia son imitadas por la administración española. Otras, como esta, no. Me explico. Claro que se cuenta con un organismo que atiende reclamaciones y dicta recomendaciones pero, al contrario de lo hecho por los “padres fundadores”, no se encuadra en la cabecera de la administración archivística del país. Y es que, perdonad el despiste, no había explicado que la máxima autoridad archivística (el AOTUS) es quien nombra a los 20 miembros del Comité Asesor y a quien le presentan, en primer lugar, sus informes. De hecho, la OGIS tiene la sede en los National Archives and Records Administration. Es decir, la “expertez” en archivos y gestión documental se considera fundamental también para auditar las políticas de transparencia y gobierno abierto.

Por el contrario, en España se tiende políticamente a sectorializar la administración archivística en el ámbito patrimonial (la función del PARES en el desarrollo del III Plan de Gobierno Abierto lo dice todo), a pesar de alguna buena palabra o intención sobre su transversalidad. Seguramente, la falta de una cabecera autónoma es el principal escollo orgánico para desarrollar el papel de liderazgo en el acceso a la información pública que sí se juega en los países con un mayor desarrollo democrático (más de uno se sorprendería al comprobar dónde más se da nuestra mancomunación con bibliotecas, libros y artes varias). Por cierto, dentro de una semana es el 28 de septiembre. Felicidades por la ausencia un año más.

Maniáticos normales

Pere Guiu Rius

Dr. Ingeniero Industrial en Organización, profesor de la ESAGED y miembro de la Comisión de Ingenieros Industriales en las Administraciones Públicas en el COEIC

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Hiedra común o Hedera helix tapiza parte de un edificio universitario en el Recinto Mundet de Barcelona. Fotografía del autor, 2016.

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Según el diccionario de la Real Academia Española (RAE), una “manía” es una preocupación caprichosa y a veces extravagante por un tema o cosa determinados.

Asimismo cuando consultamos “normal” nos dice: que, por su naturaleza, forma o magnitud, se ajusta a ciertas normas fijadas de antemano.

Me permito detallar algunas de las manías habituales que recuerdo haber detectado en nuestro colectivo:

  • Aboulomanía. Incapacidad de tomar decisiones: eliminar un documento ahora o dejarlo para más tarde.
  • Ablutomanía. Lavarse las manos cada poco tiempo: para eliminar polvillo de ciertos documentos si no usamos guantes.
  • Automanía. Compulsión hacia la soledad: ¿Podremos estar un día sin visitas y adelantar trabajo?
  • Bibliomanía: Interés excesivo en buscar donaciones de toda clase: libros, fotografías, documentos…
  • Eremiomanía. Deseo irresistible por la calma: algunas veces es conveniente repetir el mantra ”Om”
  • Ergomanía. Deseo obsesivo por trabajar: si algunas visitas inoportunas nos dejan, claro.
  • Escribomanía. Deseo obsesivo por escribir: informes, estadísticas, formularios…
  • Fotomanía. Deseo irresistible por la luz: en los archivos acostumbra a faltar la luz natural.
  • Glazomanía. Interés obsesivo por hacer listas: tenemos un ejemplo en este escrito.
  • Heliomanía. Anhelo incontrolable por el sol: buscando la alegría del sol mediterráneo.
  • Onomatomanía o la obsesión por repetir ciertas palabras durante cierto tiempo: ahora mismo lo buscamos, ¿Es esto lo que necesita? ¿Puede esperar que acabe la llamada telefónica?…
  • Paramanía. Impulso irresistible de derivar alegría en las quejas: cuando el sentido del humor nos permite sobrevivir a algunos muy pesados.
  • Queromanía. Compulsión hacia la alegría: encontrar un documento, un expediente o un legajo “extraviado” es motivo de honda satisfacción.
  • Sofomanía. Estimación excesiva por los propios conocimientos: a ver si no podemos presumir de nuestros estudios, cursos y seminarios especializados, que buenas horas nos han costado.
  • Timbromanía. Entusiasmo anormal por los sellos: ¿Quién no se ha emocionado al encontrar un sello antiguo entre los papeles del archivo?

Las manías son intrascendentes, siempre que no provoquen sufrimiento y no interfieran con la vida normal. Así que después de ver este pequeño listado de 15 manías raras y no tan raras, siempre en clave de humor, creo que podemos mirarnos al espejo y ver que en el fondo todas las personas relacionadas con la archivística y la gestión documental somos “maniáticos normales”.

El negocio del Archivo

Joan Carles Faus Mascarell

Archivo Municipal Administrativo de Gandia

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Partimos de la premisa de que no es lo mismo la gestión electrónica de los documentos que la gestión de los documentos electrónicos. Hace falta recordarlo para superar el bullicio, la inmediatez y la visión de luces cortas de la primera. Con todo, la actual transformación digital está difuminando roles y competencias profesionales “clásicas”. Como poco, y sin menoscabo de nuestra salvaguarda patrimonial, se nos requiere en espacios mucho más recientes, sin la dilación temporal precedente, ser testigos y cómplices de las decisiones de nuestra organización. La “trinchera” archivística debe adaptarse a una nueva estrategia productiva acorde con la tecnología actual, con nuevos escenarios/clientes/ciudadanos del siglo XXI.

Me rebelo si escucho que no es el “área de negocio” del archivo. Pero bueno, ¡si el negocio está por inventar! Habrá que experimentar, como todos. En mi opinión, no cabe frontera alguna entre Archivo y gestión documental (con nuevos responsables de invención reciente) y allí deberemos intervenir l=s archiver=s, coparticipando con otras disciplinas. Nuestro negocio va a ser poner orden a la explosión digital. Discernir lo esencial de lo superfluo. Reducir costes controlando la evidente sobrecarga documental e informativa tras el boom informático. Nuestro negocio es diseñar y gestionar estructuras informativas óptimas para resolver las actividades de las empresas. No naufragar en un océano de PDFs. Nuestro negocio es descender al contenido informativo para dar el salto de documentos narrativos a evidencias datificadas digitalmente, automatizables, autoexplicativas e interoperables. Es nuestro negocio que la ciudadanía pueda “autoconsumir” y “coproducir” información desde las fuentes primarias documentales, de forma transparente, sin tutelas ni intermediación. Nuestro negocio es…

La archivística y sus profesionales deben reinventar su capacitación en este entorno transformador, de manera colectiva y abierta. Sin heroicidades, y sin volvernos locos por descubrir productos y servicios que nos diferencien de nuestros “competidores”. Colaborar será más eficaz que competir. Para generar retornos económicos y sociales. Es negocio de todos invertir en archivos, discutir de políticas públicas de gestión documental, con indicadores, resultados y comparativas. Hacen falta much=s archiver=s para la segunda digitalización (y la primera) de las organizaciones. Para cuando las empresas tic cambien el negocio de venta de software para la gestión electrónica de documentos y “apostemos” por la posibilidad de extraer conocimiento y, por qué no, valor económico de los datos que contienen los documentos de archivo.

La nueva ISO 15489:2016. Éramos pocos y parió la abuela

Ramon Alberch i Fugueras

Director ESAGED-UAB

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En primer lugar me excuso por el título de esta entrada del Blog, encabezada con un recurso al rico refranero español, pero la lectura de la nueva ISO 15489:2016, que en principio substituye la antigua 15489 1 y 2, me ha provocado una cierta decepción. Conocía la voluntad de actualizar esta norma, con más razón después de la irrupción de la familia de normas ISO 30300, pero esperaba una aportación más sólida y, especialmente, más en sintonía con los retos de la profesión. Me explico: la ya antigua norma ISO 15489 significaba una aportación de primera línea en la voluntad de hacer inteligible qué significa la gestión de documentos y la importancia de formular un modelo metodológico claro y aplicable. La ordenada secuencia de procesos que aportaba la antigua norma estimuló la implementación de sistemas de gestión documental y nos prestigió en el ámbito de los administradores de sistemas que entendieron el valor de la metodología en los proyectos de gobierno electrónico.

La nueva norma creo que no significa un avance cualitativo. Por razones de espacio me limito a enumerar algunas inconsistencias sobre las que espero reflexionar con más tiempo y espacio. En primer lugar una reiteración abusiva de ideas y conceptos ya explicitados en las normas ISO 30300; en segundo lugar la diferenciación entre instrumentos documentales y procesos, división que no ayuda a clarificar las acciones ineludibles que se deben llevar a cabo en el marco del ciclo de vida de los documentos. Excesiva fascinación por los modelos de metadatos y alusión prescindible a un tema tan prioritario como la valoración de los documentos. Y finalmente, y para mí el problema más evidente de esta norma, abandono del equilibrio metodología archivística – tecnologías de la información y comunicación que había presidido la redacción de la antigua norma.

No quiero menospreciar las aportaciones positivas, especialmente por lo que se refiere a enfatizar el papel de los documentos como “evidencias” y, especialmente, a la gestión de riesgos en sistemas de gestión. Con todo, creo que, globalmente, es una aportación escasa y que se ha perdido una gran ocasión de alinear adecuadamente las ISO 30300 –estratégicas– con las ISO 15489 –operativas–. Y finalizo esta breve reflexión con otro refrán: para este viaje no hacían falta tantas alforjas.

Documentos que pueden ser libros

Àngels Suquet i Fontana

Directora del Archivo Municipal de Sant Feliu de Guíxols y profesora de la ESAGED

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Fragmento del testimonio de Lluís Llor. Archivo Municipal de Sant Feliu de Guíxols

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Explicaba Xavier Pla, director de la Cátedra Josep Pla de la Universitat de Girona, que una vez Joaquín Soler Serrano entrevistó a Josep Pla en la radio y le preguntó: “¿A usted le interesa la vida cotidiana?”. Y él respondió “Ah, ¿Acaso existe otra?”. Este autor destacó, entre otras cosas, por sus dietarios. Tenía por costumbre anotar de manera sistemática su día a día para elaborar posteriormente estos apuntes desde un punto de vista literario.

En anteriores escritos he explorado el uso de la metodología archivística o la figura del archivero como fuente de inspiración para argumentos de libros. También he considerado interesante plantear la interacción de los documentos con la novela histórica. En esta ocasión propongo centrar la atención en algunas tipologías documentales que, por sus características, pueden ser editadas como libros. Así mismo, me gustaría que el recorrido por estos documentos constituyera una modesta contribución a la conmemoración del 80 aniversario del inicio de la Guerra Civil española.

Los dietarios al igual que los diarios, las memorias, la correspondencia o los testimonios forman parte de la literatura autobiográfica, conocida también como literatura confidencial, literatura personal, etc. Aunque algunas veces las fuentes primarias sirven como base para construir una ficción, otras se publican documentos auténticos, cuya subjetividad tiene un enorme potencial para conectar con el lector. En el dietario, término procedente del latín diaeta, se describen diariamente hechos notables, observaciones y reflexiones. Es el caso del dietario realizado entre 1936 i 1939 por Antoni Bassas Cuní, para narrar su experiencia durante la Guerra Civil en Vic. Este documento ha sido publicado e incluido, por ejemplo, en el proyecto de investigación “Vivir en tiempo de guerra: la zona leal a la República” de la Universidad Autónoma de Barcelona.

Aunque el dietario puede tener una función administrativa, para la anotación de los ingresos y los gastos de un hogar, prácticamente se ha convertido en sinónimo de diario, cuyo origen proviene del latín dies. En la antigüedad, ya se informaba públicamente de los acontecimientos políticos y militares mediante una relación efectuada por días. Posteriormente, el diario se ha convertido en un recurso para las personas que sienten la necesidad de expresar sus vivencias, anhelos, opiniones… Según el grado de confidencialidad, puede llamarse diario íntimo o personal. La información se registra cronológicamente y cada anotación se inicia indicando el día de su realización. Sin embargo se trata de una cuestión meramente formal, ya que en realidad el autor no describe necesariamente el presente ni elabora el documento de manera sistemática. Un ejemplo conmovedor es “Amb ulls de nena”, el diario personal de Encarnació Martorell, quien en 1936 tenía la edad de 12 años.

Las memorias, en cambio, son narraciones de los recuerdos de quienes las escriben, sin la intención de plasmar íntegramente su vida, sino alguna época o episodio de la misma. Josep Irla, por ejemplo, a los 80 años escribió las que se han editado como “Josep Irla Bosch. Memòries d’un president a l’exili”. Tenía la voluntad de recopilar sus recuerdos para que constituyeran un testamento espiritual. Fue presidente de la Generalitat entre 1940 i 1954, cargo que aceptó con riesgo de su vida tras la ejecución de Lluís Companys. En la edición, el manuscrito de Irla se ha completado con una selección de 38 cartas de su correspondencia. El género epistolar, con tradición ya en la época clásica, puede tener estilos muy diferentes según el destinatario. Un ejemplo del interés histórico que puede tener la correspondencia son las 15 cartas que intercambiaron, entre marzo de 1935 y octubre de 1938, dos amigos: Jaume Creus Ventura y Lluís Companys.

Otras veces los documentos narran recuerdos que consisten en acontecimientos violentos y quienes los elaboran tienen la voluntad de darlos a conocer públicamente como testigos, a modo de denuncia o reivindicación. En este caso, se trata de testimonios, y un tristemente magnífico ejemplo es el manuscrito que Carme Ballester realizó en 1969, explicando la detención de su marido, Lluís Companys, el 13 de agosto de 1940.

No querría finalizar este itinerario sin mencionar que, igual que ocurre con otras tipologías documentales, también los llamados documentos personales o documentos humanos han evolucionado al son de las nuevas tecnologías. No en vano hay propuestas que consideran los blogs como una nueva manifestación del género.