El negocio del Archivo

Joan Carles Faus Mascarell

Archivo Municipal Administrativo de Gandia

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Partimos de la premisa de que no es lo mismo la gestión electrónica de los documentos que la gestión de los documentos electrónicos. Hace falta recordarlo para superar el bullicio, la inmediatez y la visión de luces cortas de la primera. Con todo, la actual transformación digital está difuminando roles y competencias profesionales “clásicas”. Como poco, y sin menoscabo de nuestra salvaguarda patrimonial, se nos requiere en espacios mucho más recientes, sin la dilación temporal precedente, ser testigos y cómplices de las decisiones de nuestra organización. La “trinchera” archivística debe adaptarse a una nueva estrategia productiva acorde con la tecnología actual, con nuevos escenarios/clientes/ciudadanos del siglo XXI.

Me rebelo si escucho que no es el “área de negocio” del archivo. Pero bueno, ¡si el negocio está por inventar! Habrá que experimentar, como todos. En mi opinión, no cabe frontera alguna entre Archivo y gestión documental (con nuevos responsables de invención reciente) y allí deberemos intervenir l=s archiver=s, coparticipando con otras disciplinas. Nuestro negocio va a ser poner orden a la explosión digital. Discernir lo esencial de lo superfluo. Reducir costes controlando la evidente sobrecarga documental e informativa tras el boom informático. Nuestro negocio es diseñar y gestionar estructuras informativas óptimas para resolver las actividades de las empresas. No naufragar en un océano de PDFs. Nuestro negocio es descender al contenido informativo para dar el salto de documentos narrativos a evidencias datificadas digitalmente, automatizables, autoexplicativas e interoperables. Es nuestro negocio que la ciudadanía pueda “autoconsumir” y “coproducir” información desde las fuentes primarias documentales, de forma transparente, sin tutelas ni intermediación. Nuestro negocio es…

La archivística y sus profesionales deben reinventar su capacitación en este entorno transformador, de manera colectiva y abierta. Sin heroicidades, y sin volvernos locos por descubrir productos y servicios que nos diferencien de nuestros “competidores”. Colaborar será más eficaz que competir. Para generar retornos económicos y sociales. Es negocio de todos invertir en archivos, discutir de políticas públicas de gestión documental, con indicadores, resultados y comparativas. Hacen falta much=s archiver=s para la segunda digitalización (y la primera) de las organizaciones. Para cuando las empresas tic cambien el negocio de venta de software para la gestión electrónica de documentos y “apostemos” por la posibilidad de extraer conocimiento y, por qué no, valor económico de los datos que contienen los documentos de archivo.

La nueva ISO 15489:2016. Éramos pocos y parió la abuela

Ramon Alberch i Fugueras

Director ESAGED-UAB

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En primer lugar me excuso por el título de esta entrada del Blog, encabezada con un recurso al rico refranero español, pero la lectura de la nueva ISO 15489:2016, que en principio substituye la antigua 15489 1 y 2, me ha provocado una cierta decepción. Conocía la voluntad de actualizar esta norma, con más razón después de la irrupción de la familia de normas ISO 30300, pero esperaba una aportación más sólida y, especialmente, más en sintonía con los retos de la profesión. Me explico: la ya antigua norma ISO 15489 significaba una aportación de primera línea en la voluntad de hacer inteligible qué significa la gestión de documentos y la importancia de formular un modelo metodológico claro y aplicable. La ordenada secuencia de procesos que aportaba la antigua norma estimuló la implementación de sistemas de gestión documental y nos prestigió en el ámbito de los administradores de sistemas que entendieron el valor de la metodología en los proyectos de gobierno electrónico.

La nueva norma creo que no significa un avance cualitativo. Por razones de espacio me limito a enumerar algunas inconsistencias sobre las que espero reflexionar con más tiempo y espacio. En primer lugar una reiteración abusiva de ideas y conceptos ya explicitados en las normas ISO 30300; en segundo lugar la diferenciación entre instrumentos documentales y procesos, división que no ayuda a clarificar las acciones ineludibles que se deben llevar a cabo en el marco del ciclo de vida de los documentos. Excesiva fascinación por los modelos de metadatos y alusión prescindible a un tema tan prioritario como la valoración de los documentos. Y finalmente, y para mí el problema más evidente de esta norma, abandono del equilibrio metodología archivística – tecnologías de la información y comunicación que había presidido la redacción de la antigua norma.

No quiero menospreciar las aportaciones positivas, especialmente por lo que se refiere a enfatizar el papel de los documentos como “evidencias” y, especialmente, a la gestión de riesgos en sistemas de gestión. Con todo, creo que, globalmente, es una aportación escasa y que se ha perdido una gran ocasión de alinear adecuadamente las ISO 30300 –estratégicas– con las ISO 15489 –operativas–. Y finalizo esta breve reflexión con otro refrán: para este viaje no hacían falta tantas alforjas.

Documentos que pueden ser libros

Àngels Suquet i Fontana

Directora del Archivo Municipal de Sant Feliu de Guíxols y profesora de la ESAGED

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Fragmento del testimonio de Lluís Llor. Archivo Municipal de Sant Feliu de Guíxols

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Explicaba Xavier Pla, director de la Cátedra Josep Pla de la Universitat de Girona, que una vez Joaquín Soler Serrano entrevistó a Josep Pla en la radio y le preguntó: “¿A usted le interesa la vida cotidiana?”. Y él respondió “Ah, ¿Acaso existe otra?”. Este autor destacó, entre otras cosas, por sus dietarios. Tenía por costumbre anotar de manera sistemática su día a día para elaborar posteriormente estos apuntes desde un punto de vista literario.

En anteriores escritos he explorado el uso de la metodología archivística o la figura del archivero como fuente de inspiración para argumentos de libros. También he considerado interesante plantear la interacción de los documentos con la novela histórica. En esta ocasión propongo centrar la atención en algunas tipologías documentales que, por sus características, pueden ser editadas como libros. Así mismo, me gustaría que el recorrido por estos documentos constituyera una modesta contribución a la conmemoración del 80 aniversario del inicio de la Guerra Civil española.

Los dietarios al igual que los diarios, las memorias, la correspondencia o los testimonios forman parte de la literatura autobiográfica, conocida también como literatura confidencial, literatura personal, etc. Aunque algunas veces las fuentes primarias sirven como base para construir una ficción, otras se publican documentos auténticos, cuya subjetividad tiene un enorme potencial para conectar con el lector. En el dietario, término procedente del latín diaeta, se describen diariamente hechos notables, observaciones y reflexiones. Es el caso del dietario realizado entre 1936 i 1939 por Antoni Bassas Cuní, para narrar su experiencia durante la Guerra Civil en Vic. Este documento ha sido publicado e incluido, por ejemplo, en el proyecto de investigación “Vivir en tiempo de guerra: la zona leal a la República” de la Universidad Autónoma de Barcelona.

Aunque el dietario puede tener una función administrativa, para la anotación de los ingresos y los gastos de un hogar, prácticamente se ha convertido en sinónimo de diario, cuyo origen proviene del latín dies. En la antigüedad, ya se informaba públicamente de los acontecimientos políticos y militares mediante una relación efectuada por días. Posteriormente, el diario se ha convertido en un recurso para las personas que sienten la necesidad de expresar sus vivencias, anhelos, opiniones… Según el grado de confidencialidad, puede llamarse diario íntimo o personal. La información se registra cronológicamente y cada anotación se inicia indicando el día de su realización. Sin embargo se trata de una cuestión meramente formal, ya que en realidad el autor no describe necesariamente el presente ni elabora el documento de manera sistemática. Un ejemplo conmovedor es “Amb ulls de nena”, el diario personal de Encarnació Martorell, quien en 1936 tenía la edad de 12 años.

Las memorias, en cambio, son narraciones de los recuerdos de quienes las escriben, sin la intención de plasmar íntegramente su vida, sino alguna época o episodio de la misma. Josep Irla, por ejemplo, a los 80 años escribió las que se han editado como “Josep Irla Bosch. Memòries d’un president a l’exili”. Tenía la voluntad de recopilar sus recuerdos para que constituyeran un testamento espiritual. Fue presidente de la Generalitat entre 1940 i 1954, cargo que aceptó con riesgo de su vida tras la ejecución de Lluís Companys. En la edición, el manuscrito de Irla se ha completado con una selección de 38 cartas de su correspondencia. El género epistolar, con tradición ya en la época clásica, puede tener estilos muy diferentes según el destinatario. Un ejemplo del interés histórico que puede tener la correspondencia son las 15 cartas que intercambiaron, entre marzo de 1935 y octubre de 1938, dos amigos: Jaume Creus Ventura y Lluís Companys.

Otras veces los documentos narran recuerdos que consisten en acontecimientos violentos y quienes los elaboran tienen la voluntad de darlos a conocer públicamente como testigos, a modo de denuncia o reivindicación. En este caso, se trata de testimonios, y un tristemente magnífico ejemplo es el manuscrito que Carme Ballester realizó en 1969, explicando la detención de su marido, Lluís Companys, el 13 de agosto de 1940.

No querría finalizar este itinerario sin mencionar que, igual que ocurre con otras tipologías documentales, también los llamados documentos personales o documentos humanos han evolucionado al son de las nuevas tecnologías. No en vano hay propuestas que consideran los blogs como una nueva manifestación del género.

La audiencia a terceros en las solicitudes de acceso a información (2)

Carles San José i Amat, jefe del Área de Inspección de la Autoridad Catalana de Protección de Datos y profesor de la asignatura “Acceso a la documentación. Protección de datos” del Master en Archivística y Gestión de Documentos de la ESAGED

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En mi última entrada me refería a la importancia del trámite de audiencia en las solicitudes de acceso que pueden afectar derechos o intereses de terceros. Se trata pues de un trámite preceptivo, porque así lo exige el artículo 19.3 de la Ley 19/2013, y también determinante para resolver de forma adecuada la solicitud de acceso, y en particular para garantizar que en la ponderación correspondiente se atiendan todos los derechos e intereses concurrentes. Sin embargo, la ejecución de dicho trámite plantea algunos interrogantes, lo que me lleva a efectuar a continuación algunas consideraciones y recomendaciones prácticas.

  1. El trámite de audiencia lo exige el precepto indicado si los terceros constan “debidamente identificados”, habitualmente mediante su nombre y apellidos u otros datos identificativos. Pero también podría suceder que consten informaciones vinculadas a personas a las que no se identifica directamente, pero que podrían resultar identificadas indirectamente, por lo que se trataría de información que encajaría en el concepto “dato personal” del art. 3.a) de la LOPD (“cualquier información referente a personas físicas identificadas o identificables”) que es coincidente con la definición del art. 4.1 del Reglamento general europeo de protección de datos, recientemente aprobado (2016/679, de 27 de abril).
  2. El art. 19.3 exige informar al solicitante del traslado a terceros, lo que se le podría avanzar ya en la comunicación de información (sobre el plazo máximo del procedimiento, efectos del silencio, etc.), que debe efectuarse ante cualquier solicitud que inicia un procedimiento (art. 42.4 de la Ley 30/1992 y art. 21.4 de la Ley 39/2015 –a partir de octubre-); o incluso si el solicitante es una persona física, al facilitarle la información exigida por el art. 5 de la LOPD al registrar sus datos, y que incluye la relativa a comunicaciones a terceros.
  3. Respecto a la forma de llevar a cabo el trámite de audiencia a los terceros, el art. 19.3 no precisa si debe trasladarse copia de la solicitud, si debe revelarse la identidad del solicitante, etc. Al respecto, entiendo que con carácter general debería comunicarse la identidad del solicitante, puesto que tal dato puede incidir en las eventuales alegaciones del tercero afectado. Y por las mismas razones, debería también comunicarse al tercero los motivos en los que eventualmente se hubiera fundamentado la solicitud de información (art. 15.3.b Ley 19/2013).
  4. Por último, debería advertirse al tercero que la resolución únicamente se le notificaría si lo solicita expresamente, según lo previsto en el art. 20.1 de la Ley 19/2013, aunque la aplicación estricta de tal previsión podría suponer la falta de notificación a quien ostentaría la condición de interesado, bien por ser titular de un derecho, o bien de un interés legítimo y haber comparecido en el procedimiento efectuando alegaciones, aunque sin haber solicitado expresamente la notificación de la resolución.

#Wikipedia y los archivos: win win

Remei Perpinyà Morera

Dra. en Historia, profesora de la Universidad Autónoma de Barcelona y de la ESAGED

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Todo el mundo conoce la Wikipedia, todo el mundo la utiliza. Su éxito ha sido fulgurante (se creó en 2001) y ha desbancado las enciclopedias tradicionales, incluso las más prestigiosas como la Encylopaedia Brittanica. Según Alexa (web que ofrece el ranquin de páginas más visitadas) Wikipedia es la séptima web más visitada en el mundo (detrás de Google, YouTube, Facebook, Baidu, Yahoo y Amazon). Las claves del éxito apuntan a la gratuidad, la facilidad de acceso, la actualización permanente, la variedad de las entradas, el multilingüismo e incluso una creciente confianza en su fiabilidad. Ha renovado el concepto clásico de enciclopedia e incluso ha cambiado la forma de generar conocimiento a partir de lo que se ha llamado inteligencia cooperativa o inteligencia colectiva. Es una enciclopedia en permanente construcción, como un Work in progress.

Entre las características positivas que se han descrito se incluyen dos que están directamente relacionadas con los archivos. La primera es lo que Manuel Arias Maldonado denomina la dimensión archivística (“Wikipedia y las Británica: la guerra de los mundos“. Revista de Libros, sep. 2010), refiriéndose a que supera el concepto clásico de enciclopedia al incluir “el almacenaje de una ingente cantidad de información diversa –partidas de ajedrez, fichas de discos y películas, estaciones de tren– gracias a la colaboración masiva”. La segunda es la capacidad de interconectar datos y construir una red de información enlazando los artículos con las fuentes originales citadas, otros documentos, páginas web pertinentes y artículos relacionados.

En este contexto, consideramos que desde los archivos debemos explorar y explotar las posibilidades de Wikipedia. Nos puede resultar útil para muchos propósitos: impulsar el conocimiento de nuestros archivos y dar a conocer nuestros fondos, y así aumentar el número de usuarios; utilizarlo como herramienta para tareas profesionales (como la construcción de registros de autoridad archivísticos); difundir el conocimiento sobre archivística contribuyendo a editar artículos de calidad. Una de ellas la ofrece el proyecto Ecadal (acrónimo de Enciclopedia de Archivos de Administración Local), impulsada por la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local. Se trata de una obra colectiva que ha editado 192 artículos en castellano sobre la disciplina científica y los archivos.

También debe tenerse en cuenta la figura del wikipedista residente: un wikipedista que trabaja en una organización y actúa como editor in situ de la Wikipedia. Su origen radica en una iniciativa GLAM (acrónimo del inglés Gallery, Libraries, Archives and Museums) para difundir y compartir el conocimiento generado en las instituciones culturales. Numerosos archivos han tenido wikipedistas residentes (podéis consultar la lista completa aquí): US National Archives, Smithsonian Institution Archives, Staffordshire Archives and Heritage Service (England), Federal Archives of Switzerland, National Archives of the Netherlands, William Blake Archive, National Archives of Macedonia, el Archivo Municipal de Palafrugell. Igualmente, el NARA, el Bundesarchiv y muchas otras instituciones han puesto a disposición de Wikimedia Commons miles de imágenes y textos escaneados que pueden ser reutilizados.

No sólo debemos, pues, utilizar la Wikipedia como una enciclopedia tradicional que puede servir para explicar cada archivo, sino que debemos aprovechar su capacidad de interconexión para dar valor añadido a las entradas, estableciendo nodos con los fondos y documentos que conservamos en los archivos que sean pertinentes. El tema no es menor: un estudio de Michael Szajewski reveló que, después de añadir 57 enlaces en entradas ya existentes de la Wikipedia a 40 documentos del fondo documental Hague Sheet Music Collection (del Ball State University Digital Media Repository), los accesos no sólo a dicho fondo sino a todo el repositorio se triplicaron.

En definitiva, la relación entre Wikipedia y archivos es win win: si contribuimos a sus contenidos, estos darán visibilidad a nuestros archivos y, a la vez, sus enlaces redundarán en valor añadido a las entradas. Puede ser nuestra forma de contribuir a la inteligencia colectiva.