Metodología APS (3). Gráfico de circuitos parciales y DEP

Pere Guiu Rius

Doctor Ingeniero Industrial en Organización, profesor de la ESAGED,  y miembro de la

Comisión de Ingenieros Industriales en las Administraciones Públicas en el COEIC

Imagen: Las dos figuras de la izquierda corresponden a gráficos de circuitos parciales (complejo y sencillo), mientras que la de la derecha es un diagrama de estructura de producto (DEP). Creación propia 2018.

Os invitamos a leer la tercera parte de la entrega de la metodología APS, que empezó con el Catálogo de productos y de servicios.

3. Gráfico de circuitos parciales y DEP

La ESAGED-UAB ofrece, en su plan de estudios, una asignatura que imparte los conocimientos necesarios para recrear, para cada proceso complejo o sencillo, un gráfico de circuitos parciales y un diagrama de estructura del producto (DEP). Estas representaciones gráficas son imprescindibles para construir correctamente un manual de procedimiento , asociado a un producto o a un servicio de nuestra organización.

Gráfico de circuitos parciales

Como paso previo a la confección de un manual de procedimiento,  necesitamos un esquema general que nos ayude a construir las paredes maestras del mismo. Así pues, el gráfico de circuitos parciales es la representación esquemática de las diferentes partes o capítulos en que se puede dividir un proceso administrativo o técnico, sea este muy sencillo o de gran complejidad.

Es fácil de dibujar cuando se tienen las ideas claras, aunque para ello es imprescindible la colaboración de la persona que ocupa la jefatura de la unidad propietaria del producto/servicio, ya que sin su ayuda no será posible construirlo con garantía de fiabilidad.

Gráfico global del proceso

Una vez dispongamos del manual de procedimiento, preparamos un diagrama de estructura del producto (DEP). Éste nos ayudará a disponer de la visión global del proceso y a observar la secuencia de producción con perspectiva. El DEP actúa como aglutinador de circuitos, departamentos, documentos y orden temporal de fabricación. Representaremos en él:

• Actores. Los pondremos en la parte superior del gráfico.
• Referencias documentales. Las ubicaremos en las columnas de la unidad que las generen, dilatadas en el tiempo, que va de arriba hacia abajo.
• Los circuitos parciales. Separan en líneas horizontales el dibujo.

El DEP sirve también como control de calidad del manual, ya que lo que no está bien explicado en el manual, no se puede representar correctamente en el DEP y viceversa.

Aunque conozcáis otras formas de grafiar, os proponemos que utilicéis estas sencillas grafías:

    Ο : Nacimiento de un documento, en una unidad.

    → : Congelación o parada final de un documento, en una u otra unidad.

    – : Enlaces y las dependencias temporales entre documentos del proceso.