La función interventora y la gestión de documentos

Àngels Suquet i Fontana

Directora del Archivo Municipal de Sant Feliu de Guíxols y profesora de la ESAGED

 

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En el BOE número 13, de 12 de mayo de 2017, se ha publicado el Real decreto 424/2017, de 28 de abril, por el que se regula el régimen jurídico del control interno en las entidades del Sector Público Local. Esta disposición es el desarrollo reglamentario del artículo 213 del Real decreto 2/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley reguladora de haciendas locales; artículo posteriormente modificado por la Ley 27/2013, de 27 de diciembre de racionalización y sostenibilidad de la Administración Local. El control interno que debe garantizar el cumplimiento de la normativa y una gestión de los recursos públicos orientada por la eficacia, la eficiencia, la economía, la calidad, la transparencia, los principios de estabilidad presupuestaria y la sostenibilidad en el uso de los recursos públicos locales es competencia del órgano interventor, quien la ejecuta mediante la función interventora y el control financiero.

En el RD 2/2004 se establecía que el ámbito de la función interventora comprendía, entre otros, “la intervención crítica o previa de todo acto, documento o expediente susceptible de producir derechos u obligaciones de contenido económico o movimiento de fondos de valores”. O sea, sobre la gran mayoría de los actos, documentos y expedientes generados en una entidad local. También se establecía (art. 215) que los desacuerdos del órgano interventor con el fondo o la forma de los actos, debían expresarse mediante reparos por escrito. El RD 424/2017 concreta (art. 12) que estos reparos serán suspensivos cuando el gasto se proponga a un órgano sin competencia para su aprobación; cuando se aprecien graves irregularidades en la documentación justificativa del reconocimiento de la obligación o no se acredite suficientemente el derecho de su perceptor o cuando se hayan omitido requisitos o trámites que pudieran dar lugar a la nulidad del acto, entre otros.

El RD 424/2017, en su preámbulo, también indica que los requisitos básicos mínimos que deberá tener en cuenta el órgano interventor en el desarrollo de la función interventora son los que fija el Acuerdo del Consejo de Ministros de 30 de mayo de 2008, publicado mediante la Resolución de 2 de junio de 2008, de la Intervención General del Estado. En esta resolución se establecen los requisitos de 44 tipos de expedientes pertenecientes a los ámbitos de gestión de recursos humanos, contratación, subvenciones, responsabilidad patrimonial y contratos patrimoniales.

No es mi intención describir los procedimientos de la función interventora sino remarcar la importancia del hecho de que el órgano interventor se haya convertido en el garante del fondo y la forma de la mayoría de los actos, documentos y expedientes de una entidad local. Y que, para ejercer su competencia, uno de los primeros instrumentos elaborados sea una resolución donde se tipifican algunos expedientes con contenido económico, para poder concretar en cada caso cuales son los extremos de comprobación mínimos a considerar por parte de los interventores. El ejercicio de la función interventora requiere, pues, una correcta clasificación de los expedientes para poder determinar su correcta tramitación. Por lo tanto, una buena estrategia para los archiveros en las entidades públicas es la coordinación de los instrumentos de gestión documental con los requisitos de la función interventora. Indudablemente la legislación ha dotado al órgano interventor de una competencia esencial en el control interno de las entidades públicas, basado principalmente en la fiscalización de la tramitación de los expedientes con contenido económico. Esta fiscalización requiere unos correctos instrumentos a nivel de gestión de documentos (definición de procesos y cuadro de clasificación) y debe ser, a su vez, un agente definitivo para conseguir una buena calidad en la gestión de los expedientes.

Parecen lejanos los tiempos en que la figura del archivero se relacionaba principalmente con la del secretario. De hecho, en los ayuntamientos esta vinculación surgió al mismo tiempo que la figura del secretario, cuando éste tomó el relevo a escribanos y notarios como fedatario público. En la Instrucción para el gobierno económico y político de las provincias de 1813, aprobada por el decreto CCLXIX, de 23 de junio, se establecía que los ayuntamientos dispusieran de secretario propio, dotado de fe pública, y también determinaba que “donde no hubiera archivero será cargo del secretario custodiar y ordenar el archivo municipal”. Esta instrucción desarrollaba normativamente la Constitución de 1812 y pretendía una profunda reforma de las competencias y funciones de los ayuntamientos, siendo el texto más influyente hasta la promulgación de la Ley Municipal en 1823.

Así mismo se recoge en la Ley Municipal de 1877 donde, además, se prohíbe a escribanos y notarios ejercer como secretarios de los ayuntamientos. En el artículo 126 de esta ley se dispone que “donde no hubiere archivero será cargo del Secretario custodiar y ordenar el Archivo Municipal. Formará inventario de todos los papeles y documentos, y lo adicionará cada año con un apéndice del cual, así como del inventario, remitirá copia con el Vº Bº del Alcalde a la Diputación Provincial”. En el Reglamento de Secretarios de Ayuntamiento, Interventores y Empleados Municipales de 23 de agosto de 1924, en el artículo 5, aún se establece: “Será también obligación del Secretario, cuando no hubiese Archivero, custodiar y ordenar el Archivo municipal, debiendo, donde no exista clasificación y catalogación de documentos y expedientes, realizar esta labor en un plazo máximo de un año. Sin duda esta identificación parte de un concepto del archivero centrado en la custodia y la organización de la documentación con finalidad en sí misma. Las “nuevas” funciones de los archiveros como gestores de documentos y como mediadores en el acceso a la información, deben llevarnos a nuevas estrategias de interdisciplinariedad y a nuevos perfiles profesionales.